Tweedaags congres, expositie en feest

Op donderdag 23 en vrijdag 24 september 2021 organiseerde Excel in opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Arthroscopie na 1,5 jaar uitstel eindelijk het NVA Lustrumcongres 2020. Eindelijk mochten we elkaar weer live ontmoeten en dat was een groot feest.

En interessant wetenschappelijk programma met veel internationale sprekers. Op het laatste moment werd duidelijk dat de sprekers uit USA en UK niet konden komen vanwege een verplichten quarantaine bij thuiskomst. Dus op het laatste moment hun voordrachten omgezet naar online presentaties, maar wel op zo’n manier dat zij konden deelnemen aan de discussie.

Jacco Zijl, orthopedisch chirurg – Voorzitter NVA:

Excel conference service delivers high quality with a personal touch. totally dedicated to the succes of the event. Odette de Beer and het team will go the extra mile to organize the finest details.

Maarten Rademakers, orthopedisch chirurg – Voorzitter Congrescommissie:

Excel congresservice gaat door waar concurrenten eindigen. Tomeloze energie, goede begeleiding en uitstekende service. Een aanrader!

Congresorganisatie

Excel organiseerde de contacten en het reis en verblijf van de internationale sprekers, de coördinatie van het wetenschappelijk programma en de beurs, een informeel faculty dinner in Breakers Beachhouse een een geweldig feest met walking dinner, Candy Dulfer en Soulvation in de Keizerzaal van het Huis ter Duin.

Office Management

Naast het organiseren van diverse congressen, scopiecursussen, fellowships en andere wetenschappelijke bijeenkomsten, regelt Excel ook het office management voor de NVA. Daaronder valt het opzetten en up-to-date houden van de website, het beantwoorden van mails en de management ondersteuning van het bestuur van de vereniging .

Bent u ook op zoek naar een partner voor uw vereniging, die u ondersteunt en werk uit handen neemt en die uw congressen/evenementen organiseert? Of zou u wat meer informatie willen over de mogelijkheden voor uw vereniging of congres? Neem dan gerust contact met ons op of bekijk onze diensten. Wij wisselen graag van gedachten met u!

Bekijk onze diensten

Online congres op Platform Elevently

Een online congres van een dag organiseren en dat dat boeiend houden voor de deelnemers is een enorme uitdaging. Wij gingen hem aan met V&VN! Lees hier hoe dat een groot succes werd.

Op vrijdag 28 mei 2021 organiseerde Excel in opdracht van de V&VN Thuiszorg in het kader van het Hoofdlijnenakkoord (HLA) Wijkverpleging een congres kennisvergroting van de wijkverpleegkundige en doorontwikkeling van de indicatiestelling onder de titel “Kennis en Kunde van Indiceren”. 

Uitdaging

Organiseer een online congres met de volgende uitgangspunten:

• 500 deelnemers uit wijkverpleging
• een hele dag programma
• het moet een “verwendag” worden
• deelnemers moeten zelf een programma kunnen samenstellen
• het moet interactief zijn

Event-design

Het programma werd vanuit de studio gecoördineerd. Een afvaardiging van de congrescommissie heette alle online deelnemers van harte welkom, het voelde alsof je aan de keukentafel aanschoof.

We ontvingen in de studio de plenaire sprekers: Jet Bussemaker & Bianca Buurman. Zij schenen hun licht op zorg en de positie van de verpleegkundige.
Daarna kon men via het Platform Elevently een keuze maken uit 2 van de 15 aangeboden workshops. Alle workshops werden opgenomen en konden later teruggekeken worden. Ook daarvoor ontving men nog accreditatie punten.

Om het een verwendag te laten zijn kregen alle deelnemers een “on-live box” met daarin allerlei verrassingen, waaronder: een handen creme, thee, een smoothie, chocolade en een programma-kaart.

Hena Muktar, coördinator sponsoring en evenementen V&VN

Zojuist werd nogmaals door onze directeur Manon van der Kaa grote complimenten gegeven voor het congres Indiceren in de Wijk verpleging. Ze was verbaasd hoe goed dit georganiseerd kan worden. Hiermee uiteraard ook grote compliment aan jullie voor de organisatie.

Echt top gedaan! Erg tevreden.

Event-marketing

Zeker in de drukke Coronatijden zou het lastig zijn om de thuisverpleegkundigen te mobiliseren een dag achter de computer plaats te nemen. We konden gebruik maken van het ledenbestand van V&VN Thuiszorg om het congres onder de aandacht te brengen.

We maakten gebruik van:

• Nieuwsbrieven via Mailchimp
• Een eventwebsite in WordPress
• Canva om van iedere workshopsessie een aantrekkelijke poster / infographic te maken
• Een eventplatform Elevently, ingericht met een plenaire zaal, on demand cinema, expositieruimte, een ruimte waar je je eigen avatar (je eigen foto) aan de bar kon plaatsen en een videocall kan opzetten met andere deelnemers, een sportruimte om tussendoor te ontspannen, een posterruimte waar je alle psters van de workshops kon bekijken
• een brochure over het congres waarvan we er 2 per lid opstuurden, met verzoek deze te delen met een collega.

Aftermovie

Zoekt u ook naar mogelijkheden om uw online congres interactiever en boeiender te maken?
Neem dan gauw contact met ons op.

Online lustrumcongres “Diabesteszorg 35 jaar in beweging”

Op donderdag 25 maart jl. organiseerden wij in samenwerking met de congrescommissie van de V&VN Diabeteszorg een online congres.

Doel

Het informeren van diabetesverpleegkundigen over nieuwe ontwikkelingen in diabeteszorg. Zorgen voor interactie en voor ieder wat wils te bieden. Daarnaast zorgen dat de sponsoren van de vereniging ook in contact konden komen met de deelnemers en hun informatie over nieuwe ontwikkelingen kwijt konden. Daarnaast moest het event een feestelijk tintje hebben vanwege het lustrum.

Uitdaging

Een kwalitatief goede, maar ook spectaculaire meeting neerzetten voor de leden van de V&VN, waarbij zij geen “last” hebben van het feit dat ze elkaar niet fysiek kunnen ontmoeten.

Onze Benadering

We hebben gezocht naar een platform dat veel mogelijkheden biedt voor interactie met deelnemers onderling. Daarnaast moest het mogelijk zijn voor sponsoren om deelnemers te informeren over hun nieuw ontwikkelingen voor diabetespatienten. Spectaculair was de opening door Victor Mids, naast verbazingwekkende capriolen legde hij ook uit hoe je patiënten kan beïnvloeden. Ter afsluiting Patrick van Veen, bioloog bij Apemanagement, die de diabestesverpleegkundige vergeleek met apen, maar toelichtte waarom zo weinig apen lijden aan diabetes.

Alle leden van de vereniging ontvingen 6 weken tevoren een programmaboekje (invulling en design door Excel) dat zij eerder ook al per mail toegestuurd kregen. Om er een feestelijke dag van te maken ontvingen alle deelnemers een congresbox thuis met daarin informatie van de sponsoren, maar ook een aantal versnaperingen om de dag mee door te komen, zoals een zakje muesli, een gezonde reep, stuk kaas en een flesje wijn.

Het Resultaat

Een succesvolle meeting die door 270 deelnemers is bekeken. Met zeer positieve reacties.

Enige Reacties van Deelnemers

• Zeer afwisselend en heel goed afgestemd op de praktijk. Ik voel me gestimuleerd om bepaalde dingen op mijn werk uit te voeren. Er blij met de info over diabetes en sporten.
• Prima opgezet! Dank voor het congres!
• Complimenten, het is een hele organisatie geweest voor jullie, dank je wel daarvoor. Op zich is online prima, want scheel reistijd waardoor ik van te voren nog een paar uur heb kunnen werken waar de werkgever blij mee is. Graag volgende keer weer online.

Nieuwsgierig naar meer? Bekijk hier ons volledige portfolio of neem eens contact met ons op!

We hoopten alsmaar dit jaar met de NVA echt samen te kunnen komen voor kennis van revalidatie na aan arthroscopie. Vooral om bij te kunnen praten en ervaringen uit te kunnen wisselen.
Uiteindelijk toch moeten besluiten om er een online event van te maken.
Op korte termijn schakelen, zo interactief mogelijk. Niet alleen “talking heads”. Dus met bestuur en sprekers naar de studio voor een live uitzending van de presentaties.
Alle sprekers bijeen in de studio en daarna aan tafel bij “Zijl en Rademakers”.
Kijkers konden inbellen en vragen stellen aan de sprekers.

Aansluitend nog een Algemene Ledenvergadering via Zoom. Op die manier kon het bestuur toch contact hebben met haar leden en zaken bespreken.
Een snelle en welgeslaagde actie.

Overweegt u een online event te organiseren. Wij denken graag met u mee. Neem contact met ons en we plannen een afspraak.