Online congres op Elevently

Online congres op Platform Elevently

Een online congres van een dag organiseren en dat dat boeiend houden voor de deelnemers is een enorme uitdaging. Wij gingen hem aan met V&VN! Lees hier hoe dat een groot succes werd.

Op vrijdag 28 mei 2021 organiseerde Excel in opdracht van de V&VN Thuiszorg in het kader van het Hoofdlijnenakkoord (HLA) Wijkverpleging een congres kennisvergroting van de wijkverpleegkundige en doorontwikkeling van de indicatiestelling onder de titel “Kennis en Kunde van Indiceren”.

Uitdaging

Organiseer een online congres met de volgende uitgangspunten:

500 deelnemers uit wijkverpleging
een hele dag programma
het moet een “verwendag” worden
deelnemers moeten zelf een programma kunnen samenstellen
het moet interactief zijn

Event-design

Het programma werd vanuit de studio gecoördineerd. Een afvaardiging van de congrescommissie heette alle online deelnemers van harte welkom, het voelde alsof je aan de keukentafel aanschoof.

We ontvingen in de studio de plenaire sprekers: Jet Bussemaker & Bianca Buurman. Zij schenen hun licht op zorg en de positie van de verpleegkundige.
Daarna kon men via het Platform Elevently een keuze maken uit 2 van de 15 aangeboden workshops. Alle workshops werden opgenomen en konden later teruggekeken worden. Ook daarvoor ontving men nog accreditatie punten.

Om het een verwendag te laten zijn kregen alle deelnemers een “on-live box” met daarin allerlei verrassingen, waaronder: een handen creme, thee, een smoothie, chocolade en een programma-kaart.

Hena Muktar, coördinator sponsoring en evenementen V&VN

Zojuist werd nogmaals door onze directeur Manon van der Kaa grote complimenten gegeven voor het congres Indiceren in de Wijk verpleging. Ze was verbaasd hoe goed dit georganiseerd kan worden. Hiermee uiteraard ook grote compliment aan jullie voor de organisatie.

Echt top gedaan! Erg tevreden.

Event-marketing

Zeker in de drukke Coronatijden zou het lastig zijn om de thuisverpleegkundigen te mobiliseren een dag achter de computer plaats te nemen. We konden gebruik maken van het ledenbestand van V&VN Thuiszorg om het congres onder de aandacht te brengen.

We maakten gebruik van:

Nieuwsbrieven via Mailchimp
Een eventwebsite in WordPress
Canva om van iedere workshopsessie een aantrekkelijke poster / infographic te maken
Een eventplatform Elevently, ingericht met een plenaire zaal, on demand cinema, expositieruimte, een ruimte waar je je eigen avatar (je eigen foto) aan de bar kon plaatsen en een videocall kan opzetten met andere deelnemers, een sportruimte om tussendoor te ontspannen, een posterruimte waar je alle psters van de workshops kon bekijken
een brochure over het congres waarvan we er 2 per lid opstuurden, met verzoek deze te delen met een collega.