Congresorganisatie

Wat is een congres?

con·gres (het; o; meervoud: congressen) grootschalige bijeenkomst van wetenschappers, leden van een politieke partij enz.

Bron: Van Dale

Maar een congres hoeft natuurlijk niet per definitie grootschalig te zijn. Voor Excel is een congres een bijeenkomst rondom een bepaald thema. Voor ons draait een congres om kennisdeling, informatieoverdracht maar zeker ook netwerken. Bezoekers kunnen uit allerlei verschillende beroepsgroepen komen, maar hebben een ding gemeen: ze zijn allemaal geïnteresseerd in het onderwerp. Meestal zijn zij lid van een bepaalde organisatie, zijn het wetenschappers of is hun bedrijf gerelateerd aan het thema of onderwerp.

Congres organisatie

Congresorganisatie: wat houdt het in?

Bij het organiseren van een congres komen veel verschillende dingen kijken. De congresorganisatie begint bij het ontwikkelen van een concept voor de bijeenkomst en eindigt bij het tot ziens wensen van alle deelnemers en het bedanken voor hun aanwezigheid.

De basis van uw congres

In overleg met de opdrachtgever en de wetenschappelijke commissie ontwerpt een van onze projectmanagers een totaal concept voor uw congres. Aan de hand daarvan wordt een nauwkeurige tijdsplanning gemaakt die ten allen tijde bewaakt wordt door Excel. Daarna volgt het uitzoeken en vastleggen van uw locatie, het wetenschappelijk programma en het openen van de deelnemers registratie.

Hoog bezoekersaantal

Als u een congres organiseert wil u natuurlijk zoveel mogelijk deelnemers werven. Dit zorgt namelijk voor meer interactie en verschillende inzichten tijdens het wetenschappelijk programma. Daarnaast zal een hoog deelnemersaantal de aandacht trekken van andere potentiële deelnemers en sponsoren, want zoals eerder gezegd is ook netwerken een van de essenties van een congres. Om een hoog bezoekersaantal te genereren ontwikkelen wij, indien gewenst, in samenspraak met de opdrachtgever een marketingplan.

Excel congresservice

De invulling van uw congres

Excel houdt zich bezig met de totaal organisatie van uw congres. Excel werkt alle onderdelen op basis van het speciaal voor u gemaakte congres concept uit.  Excel coördineert voor u het wetenschappelijk programma. Dat wil zeggen het uitnodigen en bevestigen, maar ook de reis en het verblijf van sprekers. Wist u dat Excel vaak een luxe ‘driver service’ aanbiedt? Een professioneel team van geselecteerde drivers zal excellente zorg dragen over uw gasten en sprekers. Daarnaast bieden wij ook expositie management aan. Door ons uitgebreide netwerk van potentiële sponsoren kunnen we de juiste standhouders voor uw congres benaderen en eventueel contracteren. Organiseert u een evenement tijdens uw congres?

Ook hier hebben wij jarenlange ervaring mee. Kijk eens in ons portfolio om een indruk te krijgen van de evenementen die wij recent georganiseerd hebben.

De uitvoering

Als eerder beschreven, organiseert Excel uw congres van A-Z. Daarom zullen wij ook ter plekke aanwezig zijn om uw deelnemers gastvrij te ontvangen en te zorgen voor een vlekkeloze uitvoering van uw congres.

Excel

Het belangrijkst?

Dat is het overzicht houden en het kijken naar de grote lijnen, maar tegelijkertijd de details die uw gasten dat ‘wow’-effect geven niet uit het oog te verliezen. En juist dat is waar Excel goed in is. Recente feedback die wij kregen van een van onze gasten:

Thanks for spectacular caring and support and the perfect arrangements during my visit. Quite special services you offer and I will highly recommend you to anyone you would like.

 

Met een compact, gedreven en professioneel team zorgen wij voor de organisatie van een excellent congres, waarbij de initiatiefnemer volledig wordt ontzorgd.

Wilt u uw plannen eens bespreken? Neem dan contact met ons op. Als u wil maken we geheel vrijblijvend een afspraak. Onder het genot van een kop koffie en wat Brabantse gezelligheid bespreken wij met u de mogelijkheden.