Congresorganisatie
Wat is een congres?
con·gres (het; o; meervoud: congressen) grootschalige bijeenkomst van wetenschappers, leden van een politieke partij enz.
Een congres hoeft natuurlijk niet per definitie grootschalig te zijn. Voor Excel is een congres een bijeenkomst rondom een bepaald onderwerp. Voor ons draait een congres om kennisdeling, informatieoverdracht maar zeker ook netwerken. Bezoekers kunnen uit allerlei verschillende beroepsgroepen komen, maar hebben een ding gemeen: ze zijn allemaal geïnteresseerd in een bepaald onderwerp. Meestal zijn zij lid van een bepaalde organisatie, zijn het wetenschappers of is hun bedrijf gerelateerd aan het thema of onderwerp.
Het organiseren van een congres bestaat uit veel verschillende facetten. De congresorganisatie begint bij het ontwikkelen van een concept en eindigt bij de evaluatie met de verschillende betrokkenen.
De basis van uw congres
De samenwerking tussen de opdrachtgever en het organisatiebureau moet goed zijn, dit is de basis van uw congres! Alvorens wij met een offerte voor u aan de slag gaan, maken we eerst graag kennis met elkaar, om te zien of we een goede match zijn.
Als de uitgangspunten vervolgens helder zijn vastgesteld in een offerte, ontwikkelt een van onze projectmanagers een totaalconcept met een nauwkeurige tijdsplanning.
De marketing
Als u een congres organiseert wilt u natuurlijk graag het beoogde bezoekersaantal behalen: Dit maakt het congres voor sprekers, bezoekers, sponsoren en organisatie interessanter. Hiervoor is een gedegen marketingplan nodig: Wat is het doel en welke media dienen we op welke moment in te zetten om dit doel te bereiken?
Ook hierin denkt Excel graag met u mee! Met een enorme kennis van alle mogelijkheden en een ongelofelijk groot netwerk is Excel hiervoor de juiste partner.
De invulling
Het eerder gemaakte totaalconcept vormt het startpunt voor de invulling van uw congres. Vanuit daar gaat Excel aan de slag met het zoeken van een geschikte locatie, het verzamelen van offertes van de benodigde leveranciers & faciliteiten, het openen van de deelnemers registratie op haar website, eventueel het werven van potentiële sponsoren en het uiteenzetten van het inhoudelijke programma.
Tijdens de organisatie houdt Excel overzicht, zonder details uit het oog te verliezen. De opdrachtgever wordt tussentijds met regelmaat geïnformeerd over de vorderingen.
De uitvoering
Zoals eerder beschreven, organiseert Excel uw congres van A-Z. Daarom zijn wij ook ter plaatse aanwezig om uw deelnemers gastvrij te ontvangen en te zorgen voor een Excellente uitvoering van uw congres.
Kijk eens in ons portfolio om een indruk te krijgen van de congressen die wij zoal georganiseerd hebben.
Het belangrijkste?
Dat is het overzicht houden en het kijken naar de grote lijnen, maar tegelijkertijd de details die uw gasten dat ‘wow’-effect geven niet uit het oog verliezen. En juist dat is waar Excel goed in is en wat we al ruim 25 jaar doen. Feedback die wij kregen van een van onze gasten:
Thanks for spectacular caring and support and the perfect arrangements during my visit. Quite special services you offer and I will highly recommend you to anyone you would like.
Met een compact, gedreven en professioneel team zorgen wij voor de organisatie van een excellent congres, waarbij de initiatiefnemer volledig wordt ontzorgd.
Wilt u de mogelijkheden eens bespreken? Neem contact met ons op, dan maken we een afspraak om onder het genot van een kop koffie en wat Brabantse gezelligheid, geheel vrijblijvend kennis met elkaar te maken om te zien of we een goede match zijn!