Teamwork makes the dream work

Sports Valley 2023

In april 2022 startten we samen met het maken van plannen voor de organisatie van een sportmedisch congres. Door goed teamwork tussen verschillende partijen (Sports Valley, Excel, ABN AMRO, ABN AMRO Open, Ahoy Rotterdam en Avex) hebben we een topprestatie neergezet.

Doel

Het organiseren van een sportmedisch congres voor alle sport- en topsport minded zorgprofessionals en daarmee Sports Valley nog prominenter op de “topsportkaart” zetten.

Uitdaging

We willen het congres combineren met een topsport-event. Sports Valley heeft goede connecties met de KNLTB. Het ABN AMRO OPEN lijkt een zeer geschikt event voor de doelgroep.
Het beschikbare budget is beperkt.
We willen minimaal 100 deelnemers aan het congres hebben. Het congres vindt voor het eerst plaats, er is geen historie en er zijn weinig contactgegevens beschikbaar van de doelgroep.
We hebben 21 sprekers in het programma. Iedere spreker krijgt 20 minuten en we hebben ook 2 quiz-delen van ieder ca. 20 vragen. Het móet op de minuut nauwkeurig op tijd verlopen.

Het Resultaat

Ad. 1 & 2: ABN AMRO OPEN en beperkt budget
We hebben de samenwerking opgezocht met de ABN AMRO bank. ABN AMRO stelde ons hun minst bezochte symposiumdag tijdens het ABN OPEN tennistoernooi beschikbaar. Daardoor konden kosten voor zaalinrichting en techniek worden gedeeld.
Daarnaast hebben we een groot aantal sponsoren kunnen interesseren om deel te nemen.

Ad. 3: Genereren van deelnemers:
Door een uitgebreide social media campagne en het betrekken van diverse verenigingen waarvoor Excel werkt hebben we uiteindelijk 320 deelnemers kunnen ontvangen in Rotterdam. Een overweldigend aantal!

Ad. 4: Timemanagement
In nauwe samenwerking met dagvoorzitter Tom van ’t Hek is het gelukt om het totale programma op tijd te laten verlopen. We maakten een minutieus draaiboek dat we tot in detail hebben doorgenomen met techniek en de dagvoorzitter. In de ochtend nog een laatste generale repetitie met een aantal sprekers.