Een interview met Odette de Beer

Als je als afgesturdeerd orthopedagoog liever SAIL Amsterdam helpt organiseren, weet je dat je als meetingplanner het juiste vak hebt gekozen. Met haar congresorganisatiebureau Excel voelt Odette de Beer-Kock zich dan ook als een vis in het water.

Tekst Judith Munster | Beeld Thomas Fasting

Vier jaar studeerde ze orthopedagogie in Den Haag. Terwijl iedereen dacht dat ze haar stiel gevonden had, gooide Odette de Beer-Kock het over een heel andere boeg. “Ik dacht: Zo, ik heb mijn diploma op zak en nu ben ik er klaar mee. Tijd voor wat anders!”

Odette groeide op in Goirle, als dochter van een gynaecoloog en een ‘facilitair manager’, zoals ze haar moeder gekscherend noemt. “Mijn vader werkte veel en mijn moeder zorgde dat thuis alles op rolletjes liep. Dat was nog een hele organisatie met vier dochters. Zij regelde dingen voor school, bracht ons naar de sportclubjes, zat thuis met een grote pot thee. Ik woonde in een ‘instuifhuis’, iedereen was welkom en niks was te gek. Al bleven er tien meiden slapen! Ze was een echte regeltante. Wat dat betreft lijk ik op haar. Ons huis staat ook altijd open voor iedereen. Laatst vroeg mijn zoon Guus – we hebben vier kinderen – of zijn hele dispuut mocht komen voor een feestje. Zestien man. Natuurlijk! Heerlijk toch, die reuring in huis?”

Na haar studie verhuisde Odette naar Amsterdam. Dat was toch wel ‘the place to be’ vond ze destijds. En zoals alle meiden van begin twintig reageerde ze totaal onbevangen op een leuke vacature in de krant.
“SAIL Amsterdam zocht mensen om SAIL ’90 vorm te gaan geven. Dat leek me wel wat”, vertelt ze. “Tijdens het sollicitatiegesprek vroegen ze waar ik allemaal had gevaren. ‘Eh… op de Friese Meren’, antwoordde ik. Zij vroegen: ‘Nee, welke zeeën heb je bevaren?’ En ik: ‘Nou eh… de Waddenzee?'” Haar gebrek aan avontuurlijke zeilervaringen werd haar vergeven.
In de jaren bij SAIL Amsterdam deed ze zeeën ervaring op waar ze nu nog profijt van heeft. Zo leerde zo onder andere nat niets onmogelijk is. “Ik heb tweeënhalf jaar voor SAIL Amsterdam gewerkt en het was de tofste baan die je maar kunt bedenken. Zo jong als ik was heb ik dingen gedaan die ik nergens anders had kunnen doen.”
“Om een voorbeeld te noemen: er moesten mobiele wc’s en dranghekken besteld worden. Dus ik ging dat regelen. ‘Hoeveel moet je er hebben?’, zei zo’n leverancier. ‘Tja, dat weet ik niet’, antwoordde ik. ‘We weten niet precies hoeveel mensen er komen. We schatten zo’n 700.000, maar het kan ook iets meer zijn… ‘Wááát!?’ reageerden ze dan. Uiteindelijk hadden ze zo’n beetje alle toiletwagens en dranghekken uit heel Amsterdam gehuurd. Ik moest ervoor zorgen dat ze allemaal op de juiste tijd en op de juiste plek werden afgeleverd en weer opgehaald.

Openbare diensten

“Ook zoiets: om zo’n evenement te organiseren heb je de medewerking van allerlei openbare diensten nodig: rijkspolitie, waterpolitie, brandweer, noem maar op. Op een gegeven moment had ik een vergadering georganiseerd. Ik stap daar binnen en die mannen zeggen: ‘En wie ben jij, dametje? Waar is je baas?’ Dus ik zeg: ‘Jullie zullen het met mij moeten doen, zeg maar hoe we het gaan doen.’
Het probleem was natuurlijk dat niemand wist hoe het moest. Het enige wat er van de vorige editie was overgebleven, waren een paar dozen. We moesten de hele SAIL weer opnieuw uitvinden. Het was heftig, maar superleuk.”
“We moesten bijvoorbeeld vanuit de hele wereld schepen en bemanning uitnodigen. Mail en internet bestonden nog niet, dus gingen we naar allerlei vaarevenementen in de wereld. Hoe dat ging? Nou, we voeren per zeilboot naar zo’n evenement. Dat was handig, want dan hoorde je meteen tot de incrowd. Dan zocht je een paar leuke schepen uit en ging je met de kapitein praten: vind je het leuk om naar SAIL Amsterdam te komen? Zo ben ik zelf onder andere naar Londen, Hamburg en Zeebrugge geweest.”
“En wist je dat de boten alleen komen als je voor de bemanningsleden leuke dingen organiseert? Ja, natuurlijk! Anders komen ze niet. Er komen vooral opleidingsschepen met jonge knullen en die willen natuurlijk wel wat meemaken. Dus organiseerden we allerlei leuke evenementen, zoals rondleidingen door Amsterdam voor in totaal tweeduizend matrozen, een groot diner in een tent, een internationale kerkdienst, we hebben werkelijk van alles georganiseerd.”

Zwart gat

SAIL ’90 werd een doorslaand succes. 1,6 miljoen mensen bezochten het evenement. “Daarna val je als organisatie wel even in een zwart gat”, vertelt Odette. “Ik was er twee jaar lang bijna 24 uur per dag mee bezig. Het evenement zelf was één grote high. Zo’n unieke ervaring krijg je maar één keer in je leven.”
Via een tussenstop bij een evenementenbureau kwam ze vervolgens bij het farmaceutische bedrijf Sandoz terecht. Hier was ze als congrescoördinator verantwoordelijk voor alle nationale en internationale congressen. “De combinatie van het organiseren van bijeenkomsten met inhoud, het omgaan met mensen uit de medische wereld – wat ik toch van huis uit heb meegekregen – , en het zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft, dat is echt mijn ding.”
Precies op het moment dat Odette in verwachting is van haar oudste dochter Bregje, fuseert Sandoz met Ciba Geigy. Er verandert van alles. Zo wordt onder andere besloten dat het organiseren van congressen zal worden uitbesteed.
“Na mijn zwangerschapsverlof mocht ik nog een jaar terugkomen. Ze hadden niet verwacht dát ik terug zou komen. Ik kwam wel, maar ideaal was het niet. Ook het dagelijks reizen van Vianen, waar we toen woonden, naar Uden, viel me zwaar. Elke dag om zes uur op, met Bregje naar Uden. Zij naar het kinderdagverblijf, ik aan het werk. En als je dan ook nog bezig bent met het uitbesteden van je eigen werk… leuk is anders.”

Stel nou eens…

“Op een dag stapte ik naar het hoofd personeelszaken: ‘Stel nou eens dat ík dat onafhankelijke congresbureau wordt waarmee Sandoz in zee gaat?’ Dat plan viel in goede aarde en op 1 april 1995 was Excel Congresservice een feit. Ik vond ‘to Excel’, wat zoveel betekent als ‘excelleren, beter zijn dan een ander’, een mooi uitgangspunt. Het gelijknamige computerprogramma bestond nog niet. Ik kreeg een jaar de kans om mezelf te bewijzen.”
Anno 2016 is Sandoz, tegenwoordig Novartis, nog steeds klant van Excel CS. “In 2000 kreeg ik de vraag van de Tilburgse maatschap orthopedie of ik samen met hen het jaarcongres voor de Nederlandse Orthopedische Vereniging wilde organiseren. Toen zat ik ineens aan de andere kant: organiseerde ik niet alleen voor artsen, maar organiseerde ik samen mét artsen voor andere medici.”
In de loop van de jaren breidde het aantal medische congressen zich als een olievlek uit. Steeds kwam van het één het ander. Orthopedie, urologie, sporttraumatologie, reumachirurgie, arthroscopie, fysiotherapie… het is slechts een greep uit de medische sectoren waarin Excel CS actief is.

Kwetsbaar

Naarmate de kinderen ouder werden, nam Odette steeds wat meer hooi op haar vork. Ze redde het lang in haar eentje, met hulp van freelancers. Tót er wat gebeurde. “Ik kreeg een telefoontje uit Polen dat mijn vader een herseninfarct had gehad. Ik liet alles uit mijn handen vallen en vertrok spoorslags met mijn moeder en zussen naar Polen. Toen besefte ik hoe kwetsbaar mijn bedrijf was. Terwijl ik bij mijn vader aan het bed zat, heb ik mijn vriendin Desiree gebeld of zij het kon overnemen. Samen met mijn man en mijn oudste dochter Bregje heeft ze het voor elkaar gekregen om het lopende congres tot in de puntjes te organiseren.”
“Toen we allemaal weer veilig terug waren, het ik het anders aangepakt. Desiree kwam twee tot drie dagen bij me werken, op uurbasis. En Bregje vond het werk zo leuk dat ze als bijbaantje bij me bleef werken. Dat doet ze, naast haar studie International Business en Marketing Studies, nog steeds. Ze is heel handig in het maken van Powerpoint presentaties, websites en folders en kent alle ins en outs van het bedrijf. Daar ben ik zó blij mee!”
“En een paar jaar geleden heb ik een grote automatiseringsslag gemaakt. We zijn dus weer helemaal up-to-date en klaar voor grote (inter)nationale projecten.”

Verhuizing

Onlangs verhuisde Odette met haar gezin naar een huis in Moergestel. “Hier heb ik eindelijk mijn felbegeerde werkruimte met eigen ingang. Hiervoor werkte ik vanuit een kamer in ons huis in Tilburg.
De verhuizing bood de kans om voor het eerst in mijn leven iemand in dienst te nemen. Sandra Jansen woonde jaren in het buitenland en was bij NH-hotels verantwoordelijk voor de MICE-business wereldwijd. Daar kende ik haar ook van. Vanuit San Diego vertelde ze dat ze weer naar Nederland zou komen en dat ze een baan zocht. Toen ben ik voor haar op zoek gegaan. Al snel dacht ik ‘Ho eens even!’ Nu werkt ze twee dagen per week bij mij, met de bedoeling er meer dagen van te maken. Het mooie aan Sandra is dat zij andere sterke kanten heeft dan ik. Ze is bijvoorbeeld goed in sales en daar heb ik minder mee. Ook op persoonlijk vlak klikt het. Ze is vijftien jaar jonger dan ik en Bregje is weer vijftien jaar jonger dan Sandra. We kijken allemaal op onze eigen manier naar dingen en vullen elkaar mooi aan. Ik kijk ernaar uit wat de toekomst voor ons in petto heeft.”

Bron: QM winter 2016, Jan 6, 2017
07 november 2018

NVA UK Fellowship 2018

Stel een vraag
29 juni 2018

NVOT Lustrumcongres 2018

Stel een vraag
09 oktober 2018

NOV Najaarscongres 2018

Stel een vraag
30 november 2018

Marketing campagne voor deelnemer generatie

Stel een vraag
24 januari 2019

Corporate Event Den Bosch

Stel een vraag
15 juni 2018

NVA Jaarcongres 2018

Stel een vraag

Wij werken o.a. voor