Binnenkort een evenement of congres op de planning? De keuze van je locatie heeft een grote impact op het hele evenement. Stiekem komt er best veel kijken bij het vinden van de perfecte locatie die aansluit bij al jouw wensen. Wij hebben 5 handige tips voor je op een rij gezet.

Tip 1: leer je doelgroep kennen

Om de juiste locatie te kiezen, is het belangrijk je te verdiepen in de mensen waarvoor je het evenement organiseert. Als de bezoekers uit het hele land komen zal een centrale locatie waarschijnlijk handiger zijn dan één in de uithoeken van ons land. Zijn ze geneigd om met het openbaar vervoer te komen, of pakken ze liever de auto? Als ze veel met de trein reizen, is het fijn om een locatie te kiezen waar een station dicht in de buurt ligt. Weet je waar ze al wel eens eerder zijn geweest? Dan kun je ze verrassen met een locatie waar ze nog niet eerder aan gedacht hebben!

Tip 2: bepaal zo snel mogelijk de opzet van je evenement

Het is fijn om meteen een inschatting te maken van hoeveel gasten je ongeveer verwacht, en wat de opzet is van je programma. Hoe gaan gasten zich rond bewegen in de ruimte? Wil je bijvoorbeeld verschillende ruimtes voor catering, presentaties en een beursvloer? Dit is de belangrijkste informatie om te hebben voordat je zoektocht van start kan. Je kunt dan locaties uitsluiten die niet aan de eisen voldoen.

Tip 3: besteed aandacht aan de sfeer

Welke sfeer ben je naar opzoek voor je evenement? Een beurs heeft natuurlijk een andere vibe dan een borrel. Sluit een industriële of juist hele moderne look beter aan bij jouw event? Soms is het nodig om zelf nog aankleding te verzorgen. Houd hier rekening mee.

Tip 4: liefde (voor een goed evenement) gaat door de maag

Maak je voor je evenement gebruik van catering? Vaak hebben evenementenlocaties een eigen cateraar in dienst. Zorg er altijd voor dat je snel zicht krijgt op wat ze aanbieden, en bepaal of dit aansluit bij jouw doelgroep. Dit kun je altijd testen tijdens een proeverij waar verschillende hapjes en/of gerechten worden gepresenteerd. Soms is het mogelijk om een externe cateraar het eten en drinken te laten verzorgen op een evenementenlocatie.

Tip 5: vergelijk altijd meerdere locaties met elkaar

Wanneer je denkt de juiste locatie gevonden te hebben, zoek dan altijd nog even verder naar een tweede optie. Zo kun je prijzen met elkaar vergelijken, en heb je altijd nog een optie B achter de hand voor het geval van een wijziging in datum of opzet van je programma.

Er komt veel kijken bij het vinden van de perfecte locatie voor een evenement. Meer tips nodig? Wij kunnen je hier uiteraard bij helpen. Bekijk ook eens de evenementen die we georganiseerd hebben op unieke locaties.